מפגש מס' 7: גיוס מתנדבים. עמית מארח: בזק. ינואר 2005
לקראת המפגש קיבלו המשתתפים מסמך עזר למיפוי הפעילות ההתנדבותית בפירמה (ניתן להורדה בעמוד זה). המסמך מתייחס למרכיבים הרבים בהצלחת תכנית ההתנדבות, ומסייע באיתור נקודות חולשה וחוזקה בתכנית ההתנדבות.
פתחו את המפגש נציגי חברת בזק, שהציגו את תפיסת העולם הניהולית של בזק לגבי אחריות חברתית של עסקים, ואת פעילויות ההתנדבותיות שהחברה מקיימת בקהילה, תוך הדגשת נושא הקשרים המתמשכים והאמיתיים עם הקהילה, ונושא יצירת השינוי המשמעותי בקהילה, באמצעות הפעילות.
בהמשך הציגה מעלה מבוא לנושא גיוס מתנדבים מקרב העובדים (המצגת ניתנת להורדה בעמוד זה), דרך הגישה השיווקית: ניתוח קהל ה"לקוחות" (העובדים), עם שימת דגש על איתור המניעים שלהם להתנדבות באמצעות סקר עובדים, קבוצות מיקוד ועוד, בנית תכנית התנדבות, מיצובה בצורה ברורה, מקיפה ורותמת (עם שימת דגש על המטרה החברתית החשובה, ולא על הפעילות עצמה), ושיווקה בערוצים המתאימים לכל פלח של "קהל היעד". כמו כן חולק מסמך אודות הכשרת מתנדבים – שלב חשוב ומשמעותי בגיוס ובשימור, המסייע להגדיל במידה ניכרת את הסיכוי לכך שהמתנדבים ייהנו מפעילותם, יצליחו בה ויתמידו בה לאורך זמן. עמיתים (המסמך ניתן להורדה בעמוד זה).
בחלקו השלישי של המפגש התקיימה עבודה בקבוצות, בהנחיתן של יעל סלבין – PWC, אמה שוצמן – מוטורולה ישראל, ריני בר און – ERNST&YOUNG, ורד רז – קבוצת פישמן ואביבה מלכי – בזק. העמיתים הציגו בקבוצות את הפעילויות החברתיות שמתקיימות בפירמות שלהם, וגיבשו רשימת חסמים וקשיים מרכזיים בגיוס מתנדבים, ורשימת טקטיקות נבחרות לגיוס. להלן הרשימות כפי שהוצגו ע"י המשתתפים:
חסמים וקשיים בגיוס מתנדבים
§ העדר זיקה בין הפרויקט החברתי לבין העובדים
§ מציאת "שביל הזהב" בין כפיה לתחינה
§ "עניי עירך קודמים" – דרישות של העובדים לקדם את תנאי העבודה שלהם, לפני שמתנדים בקהילה
§ קושי נפשי של המתנדבים הנובע ממצבים עמם הם מתמודדים בהתנדבות
§ חוסר מעורבות ומחויבות אמיתיות של ההנהלה
§ חוסר הלימה בין מיקום הפעילות ההתנדבותית – לבין מיקום הפירמה (גיאוגרפי)
§ העדר גמישות ושת"פ מלא מצד השותף החברתי
§ ניהול לא ממוקד של הפרויקט בשטח (מצד הפירמה ומצד השותף החברתי)
§ העדפת הנהלת הפירמה לקיים פרויקטים חד-פעמיים, בניגוד לדעת מנהל קשרי הקהילה
§ קושי לעורר מודעות לפעילות החברתית
§ חוסר ענין בשל "קצר" עם ההנהלה או בשל הנושא החברתי הנבחר
§ קושי של העובדים להתנדב בשל עומס בעבודה ומחסור בזמן פנוי
§ חוסר ודאות בחברה עקב תהליכי שינוי מבניים (חילופי הנהלה, פיטורים, מיזוג וכו'), או עקב תהליכים אישיים של העובדים
§ מוביל חברתי "חלש" של הפעילות בפירמה, נעדר יכולת או עמדה מתאימות
§ מצוקת זמן של מנהל קשרי קהילה לפתח את נושא ההתנדבות בצורה מעמיקה
טקטיקות ודגשים לגיוס מתנדבים
§ התאמת דרך הגיוס לתרבות הארגונית של החברה
§ להעזר במתנדבים ותיקים "משוגעים לדבר" כשגרירים בפירמה לשיווק התכנית ולגיוס מתנדבים
§ הכשרת מתנדבים כתמריץ לגיוס
§ הפקת סרט אודות הפעילות לשם גיוס מתנדבים
§ הצגת סיפורים אישיים מרגשים מתוך פעילות השטח
§ הכנה מדוקדקת של הפעילות (הכרת השטח, עבודה באמצעות ועדת היגוי וכו')
§ חלוקת עבודת הגיוס בין מספר חברי צוות (מתנדבים)
§ שותף חברתי "רעב" וצורך אמיתי של הקהילה – יגבירו את הסיכוי לרתום מתנדבים
§ תכנית תגמול מתנדבים (שעות עבודה, הערכת עובדים, אירועי הוקרה, צ'ופרים וכו')
§ הצעת מגוון רחב של אפשרויות התנדבות (תפריט התנדבות מגוון וגמיש)
§ הצגת הצורך החברתי לעובדים ע"י השותף החברתי
§ הנהלה מגויסת – מקדמת הצלחת הגיוס בצורה משמעותית
§ בניית תכנית ההתנדבות יחד עם השותף החברתי, תוך שימוש בתפיסות ניהוליות מהעולם העסקי
§ בחירת שותף חברתי מתאים – תנאי הכרחי להצלחה
§ קשר אישי עם המתנדבים להתעדכנות ולחיזוק המוטיבציה שלהם (ושל מנהל קשרי הקהילה…)
§ מעורבות עובדים כשותפים בתהליך לכל אורכו
§ בקשת משוב שוטף מהמתנדבים
§ בנית תכנית התנדבות עם יעדים, אבני דרך, מדדים. ניהולה באופן מקצועי, עם הערכה, שינוי והתחדשות
§ יצירת חיבור רגשי לפעילות
§ שיווק תכנית ההתנדבות לכל הפירמה, על כל מחלקותיה ודרגות הניהול
§ מחוות הוקרה מהשותף החברתי
§ זיהוי מובילים חברתיים בארגון, ושילובם בועדת ההיגוי
§ "קנאת סופרים תרבה חוכמה" – יצירת תחרויות פנים-ארגוניות
§ הפיכת ההתנדבות לחלק מה"שיחה" של הארגון
§ תערוכת צילומים במסדרונות החברה / באינטראנט: מתנדבים מצלמים את הפעילות בקהילה
הכשרת עובדים להתנדבות
מיפוי מצב ההתנדבות החברה